В США меняются правила игры для работодателей, и не в их пользу. Таможенная и иммиграционная полиция США (ICE) ужесточила подход к проверке форм I-9, и теперь многие ошибки, которые раньше считались совершенно незначительными, превращаются в полноценные нарушения с реальными штрафами.
Форма I-9 — это обязательный документ, который заполняется при приеме на работу. Через нее работодатель подтверждает, что сотрудник — это реальный человек и что он имеет право работать в США. Хранятся такие формы у работодателя, но в любой момент их могут запросить на проверку.
Раньше, если в форме находили неточности, например, забыли указать дату или где-то пропустили поле, то это считалось технической ошибкой. Работодателю давали до 10 рабочих дней, чтобы все исправить и спокойно жить дальше. Теперь же правила поменялись. Как сообщает Boundless, список так называемых «существенных нарушений» расширили. А это значит, что многие привычные косяки больше нельзя исправить задним числом — за них сразу выписывают штраф.
Какие ошибки попали под раздачу?
- нет даты рождения сотрудника;
- отсутствует дата рядом с подписью;
- не указан номер USCIS или A-number там, где он должен быть;
- забыли прописать срок действия разрешения на работу;
- не указано имя или должность работодателя;
- нет даты приема на работу;
- данные документов заполнены не полностью, даже если копии лежат в папке;
- отсутствие Supplement A информации о переводчике или помощнике;
- в Supplement B нет даты повторного найма.
Под штраф могут попасть даже такие вещи, как использование испанской версии формы вне Пуэрто-Рико или ошибки при удаленной проверке документов. А если компания ведет электронные формы и там есть пробелы, например, отсутствуют журналы аудита или некорректные электронные подписи, то это тоже повод для санкций.
Штрафы за такие нарушения варьируются примерно от 288 до 2861 доллара за одну форму. Если сотрудников много, сумма быстро превращается в очень ощутимую. Неудивительно, что в последние годы ICE особенно активно проверяет отрасли, где работает много мигрантов. В первую очередь это строительство, сельское хозяйство и гостиничный бизнес. Там риски выше — значит, и внимание со стороны проверяющих тоже.
Эксперты советуют работодателям не ждать «письма счастья», а действовать заранее. Например, провести внутренний аудит всех форм I-9, чтобы найти и исправить ошибки до проверки. Также стоит дополнительно обучить HR-команду — потому что, как показывает практика, большинство проблем возникает из-за банальной невнимательности.
Если компания использует удаленную проверку документов, важно подключить систему E-Verify и убедиться, что все оформляется по правилам. Ну и, конечно, стоит проверить, соответствуют ли электронные подписи требованиям.
В идеале у бизнеса должен быть четкий план действий на случай проверки: кто отвечает за документы, где они хранятся и как быстро их можно предоставить. Это позволит исправить ошибки до проверки и минимизировать риски штрафов.
